Планування та організація подій в бібліотеці. Інформаційне занурення з елементами тренінгу

              На сьогоднішній день event - management (далі «івент -менеджмент») є важливою складовою для успішного функціонування будь - якої соціальної установи, бібліотека не є виключенням. Саме подієвий менеджмент є одним з найбільш істотних інструментів  напрямку бібліотечної  роботи, який спрямований на отримання не одноразового ефекту, а довготривалого процесу в формуванні іміджу бібліотеки, її впливу на суспільні інтереси і потреби.

         Правильне і раціональне управління подіями допомагає привернути увагу широкого загалу і навіть побічно вплинути на тих, хто не потрапив на захід, але входить в цільову групу. У центрі уваги івент-менеджменту, лежать питання, що стосуються того, як правильно планувати і  послідовно реалізовувати подію. В основу успіху має бути покладено ретельне планування і бездоганна організація кожного заходу: тут необхідно діяти систематично і уникати поширених помилок.

Які бібліотечні заходи вважати подіями?

З точки зору бібліотекознавства, масовий захід – це базова послуга, результат її діяльності, спрямований на реалізацію місії бібліотеки. З позиції подієвого менеджменту спеціальні події є засобом просування бібліотеки, результатів її діяльності, зокрема продуктів і сервісів. Розроблення і організація спеціальної події у формі PR-комунікації базується на цілях і інтересах як самої бібліотеки, так і цільової аудиторії.

Не розвага, а залучення!

Головною вимогою до змісту «event» є його відповідність цільовій

аудиторії, місцю, часу та інформаційному приводу проведення. Необхідна чітка регламентованість та періодичність проведення заходів. Для поширення інформації про проведення заходу максимально використовуються соціальні мережі. Відмінністю «events» від інших форм культурно-дозвіллєвої діяльності є наявність унікального сюжету, креативна театралізація.

На чому варто зосередити увагу, готуючи подію?

Важливо, визначити цільову аудиторію, її характеристики. Ознайомилися з основними чинниками, які впливають на ефективність події: склад команди (90 % успіху), інструменти маркетингу та піару, бюджет.

Підготовка і проведення події завжди проходять з дотриманням таких умов:

— наявність ідеї та сценарію заходу;

— висвітлення заходу в пресі;

— пряма рекламна підтримка в ЗМІ та засобами зовнішньої реклами.

Під час планування івент-заходу необхідно з’ясувати: ? для чого це все? що повинно вийти ? що треба для цього зробити? хто, коли і що робить? що для цього необхідно?

Для підвищення популярності івенту можуть використовуватися такі заходи:

• акцент на ключових елементах заходу (участь в івенті відомих особистостей, новизна, інші вигоди події);

• залучення партнерів;

• запрошення знаменитостей;

• лотереї, конкурси, змагання, призи (створення азартного настрою).

Цілі організаторів та учасників

           Дослідження при організації заходу проводяться з метою розуміння, навіщо робиться івент і чому люди йдуть на нього. Дослідження можна розділити на зовнішні і внутрішні. До внутрішніх досліджень можна віднести: SWOT-аналіз,  до зовнішніх досліджень відносяться: анкетування та опитування учасників, проведення інтерв’ю (індивідуальних, у фокус-групах, експертна думка), аналіз конкурентного середовища і т. п. У ході досліджень необхідно порівнювати отримані результати з поставленими цілями. SWOT-аналіз дозволяє виявити і структурувати сильні й слабкі сторони бібліотеки, а також потенційні можливості та загрози.

Опитування можна проводити за допомогою:

• анкетування — це письмове опитування з використанням анкет, що представляють собою систему запитань, об’єднаних єдиним задумом дослідника і спрямованих на виявлення кількісно-якісних характеристик предмета аналізу;

• інтерв’ювання — це усне опитування, яке здійснюють за допомогою інтерв’юера, який задає респонденту заздалегідь підготовлені питання;

• фокус-групи — групове інтерв’ю, яке проводиться спеціально підготовленим ведучим зі спеціально відібраними учасниками;

• експертної думки — отримання інформації від експертів — осіб компетентних у тій чи іншій сфері.

            Також у ході безпосереднього івенту можна використовувати так званий метод людина-монітор. Коли запрошується спеціальна людина, яка знаходитиметься на заході і записуватиме все, що відбувається, у спеціально розроблену анкету. Така людина може оцінювати кількість запрошених, та їхню активність.

Навіщо люди беруть участь у заходах?

Навіщо бібліотеки проводять заходи?

Мотивація зацікавлених сторін

(Як зрозуміти і посилити)

Група первинних мотивів включає раціональні мотиви (відновлення контактів, отримання інформації, обмін досвідом). Впливати на такі мотиви слід при організації семінарів, тренінгів, конференцій. Вторинні мотиви пов’язані зі значним впливом емоцій. До них відносяться підтримання статусу, демонстрація соціальної відповідальності .

З’ясували, що підготовка заходу має починатися з аналізу визначення ключової потреби, яку він вирішуватиме, його основну мету та завдання.

При плануванні проведення івент-заходів необхідно об’єктивно оцінити свої організаторські та творчі можливості. Тільки чітко уявляючи собі абсолютно всі аспекти майбутньої діяльності, включаючи нюанси вузькопрофесійних практичних умінь усіх зайнятих у виробництві культурно-масової події фахівців з усіх напрямів і маючи технічне оснащення всіх необхідних видів діяльності, можна дозволити проведення повномасштабного заходу виключно власними силами .

Подія — це завжди продовження бренда, вираз його відносин із цільовими аудиторіями в діяльній формі. З цієї причини особливо важливо, щоб подія і бренд були узгоджені між собою. Повинні збігатися їхні цінності (основне повідомлення події), унікальна торгова пропозиція, унікальна емоційна пропозиція (відчуття учасників після події, реалізація їхніх потреб), стилістика і візуальний образ (музика, видовище), спосіб взаємодії з аудиторією (форма події і види активності його учасників).

Планування івент-заходів

Основні етапи створення спеціальної події:

— народження ідеї;

— оформлення ідеї та визначення події, підготовка проекту

— прийняття рішення про проведення;

— планування;

— прийняття рішення про підготовку, визначення кошторису, публічна заява;

— остаточне планування, підготовка і організація заходу, розсилання запрошень;

— настання події, облаштування місця проведення, монтаж обладнання;

— старт (офіційне відкриття);

— проходження спеціальної події від відкриття до закриття;

— закінчення події, офіційне закриття;

— завершення події.

Етапи формування ефективного івент-заходу

Необхідно провести також маркетингові дослідження, як кількісні, так і якісні, щоб знати реальну ситуацію. Творча розробка передбачає вироблення програми і висунення ідей щодо реалізації заходу. Це власне творчий етап підготовки події, що вимагає креативного, оригінального, нестандартного підходу.

Визначення аудиторії. Аудиторію можна поділити на первинну і вторинну. Первинна аудиторія — це, власне, учасники події, ті, хто присутній особисто, до кого ви звертаєтеся. Основна частина роботи спрямована саме на них. Вторинна аудиторія — це ті, хто не присутній особисто, проте все, що відбувається, їх стосується.

Тема організованого заходу повинна бути цікавою і не відхилятися від головної ідеї заходу. Основні принципи композиції сюжету: зав’язка, розвиток, розв’язка. При цьому сюжет для сценарію не повинен бути дуже довгим. У деяких випадках можна додати ще два елементи сюжетної схеми: передісторію та післямову. Так, наприклад, в якості передісторії можна описати фон, на якому розгортаються події сюжету, або намітити зав’язку дії. Передісторію можна вмістити в програму заходу або в запрошення. Післямова описує те, що відбувається з подією після розв’язки: як описані події вплинули на героїв, як вони змінилися.

Наступним етапом у процесі організації події, є планування.

Визначені цілі та завдання організованого івенту повинні бути зрозумілими, відповідати інтересам обраної аудиторії, бути реалістичними і реалізованими. Мету легше сформулювати, якщо є певний привід для проведення події.        

Атмосфера. Правило п'яти почуттів. Приділіть достатньо уваги створенню атмосфери заходу. Це той образ, те загальне враження, яке відзначать і запам'ятають учасники. Подумайте, як сприймається ваш захід. І тут варто задуматися про те, скільки у людини органів почуттів − їх п'ять − зір, слух, дотик, нюх і смак. Зір: Інтенсивність освітлення; Візуальна підтримка, шоу; Знаки; Кольорове оформлення залів; Логотип; Учасники (наприклад, загальний елемент одягу, бедж. Слух: З органами слуху ми взаємодіємо, використовуючи мову. Так що будьякий вербальний контакт з аудиторією буде сприйматися слухом. Зверніть увагу на наступні етапи підготовки: Звук і акустика; Музичний супровід; Фон; Сигнали. Дотик: Подумайте, яким має бути ваш захід на дотик. Людина сприймає дотик кінчиками пальців, пам'ятайте про це: Текстура; Відповідність іміджу; Уречевлення послуг. Нюх: Нюх як ніяке інше наше почуття взаємодіє з пам'яттю. Врахуйте і використовуйте це. Відтепер нюх для вас орган пам'яті: Асоціації; Інспекція. Смак:  в деяких випадках смак може стати головною сполучною ланкою всього заходу, його символом.

П'ятірка першочергових рис, якими повинен оволодіти еvent-менеджер:
- комунікабельність, відвертий життєрадісний характер;
- висока працездатність і стресостійкість;
- креативне мислення;
- прагнення до постійного самовдосконалення;
- природжені лідерські риси.